BÖLÜM III

 

KULÜP ORGANLARI

 

A. Genel Kurul

 

MADDE 21. Genel Kurul.

Genel Kurul, Kulübün en yetkili organıdır. Her yıl olağan olarak Aralık ayı içerisinde, Dernekler Kanunu, Tüzük ve İç Tüzük hükümleri çerçevesinde toplanır. Genel Kurulun görev ve yetkileri Tüzükte belirtildiği gibidir.

B. Başkan

 

MADDE 22. Başkan

Başkan, Yönetim Kurulunun Başkanıdır. ?Başkan? olarak tanımlanır. Bir yıl için seçilir.

Başkan, zorunlu sebeplerin olması halinde takip eden dönem için de istisnaen başkan olarak seçilebilir. Başkan, kendi döneminden sonraki dönemi takip eden dönemlerde, Tüzük ve İç Tüzükteki saptama ve seçim usullerinin uygulanması koşulu ile tekrar başkanlığa aday olabilir, seçilebilir.

 

MADDE 23. Başkanın Görev ve Yetkileri

Başkan, Yönetim Kurulu adına Kulübü temsil eder. Dışarıya karşı birinci derecede sorumludur. Dernekler Kanununa, Tüzüğe, iç Tüzüğe ve Uluslararası Rotary kurallarına uygun olarak Kulübü yönetir.

Başkanın görev ve yetkileri Uluslararası Rotary'nin yayınladığı ve her dönem başında Guvernör tarafından Başkana verilen ?Başkanın El Kitabı?nda belirtildiği gibidir. Başkan, dönem öncesi hazırlık süresinde ve dönem içerisinde, Uluslararası Rotary'nin ve Guvernörün kendisine ve Kulübe vereceği hedefleri gerçekleştirmek ve görevleri yerine getirmekle yükümlüdür.

 

MADDE 24. Başkan Adayı'nın Saptanması

Başkan Adayı, Uluslararası Rotary kuralları gereği, başkanlık yapacağı dönemden 24 ay önceki Haziran ayında yapılan Olağan Genel Kurul Toplantısında saptanır.

Başkan, Mayıs ayında Geriye doğru Beş Geçmiş dönem başkanından oluşacak komiteye?Gelecek Gelecek Dönem Başkanı? için aday saptamalarını ister. Saptanan aday Haziran ayı içinde yapılacak yıllık olağan genel kurulda bütün üyelerin ortak adayı olarak gösterilir. Bu komitede her geçmiş dönem başkanı kıdem esasına göre başkanlık yapar. Komitede Aday belirleme oylaması gizli oyla yapılır ve üyelerin imzaladığı bir tutanak ile Başkana verilir.

 

MADDE 25. Başkan Adayı'nın ?Başkan Yardımcısı? olarak görevi

Saptanan Başkan Adayı, bir yıl sonra Haziran ayında yapılacak Olağan Genel Kurul Toplantısında seçilecek Yönetim Kurulu üyeliğine aday olarak önerilir ve Yönetim Kuruluna seçilerek, Yönetim Kurulunun ilk toplantısında alacağı karar ile ?Başkan Yardımcısı? sıfatı ile görev yapar.

 

MADDE 26. Başkanın Seçilmesi

Başkan Adayı, saptandığı Genel Kurul Toplantısından iki yıl sonraki Haziran ayında yapılan Olağan Genel Kurul Toplantısında Yönetim Kurulu üyeliğine aday olarak önerilir ve Yönetim Kuruluna seçilerek, Yönetim Kurulunun ilk toplantısında alacağı karar ile Başkan olarak görev yapar.

 

MADDE 27. Başkanın, Başkanlık döneminden sonraki görevi

Başkan, görev aldığı dönemden bir sonraki dönemde Yönetim Kurulu üyeliğine aday olarak önerilebilir ve Yönetim Kuruluna seçilir ise Yönetim Kurulunun ilk toplantısında alacağı karar ile ?üye (Geçen Dönem Başkanı)? sıfatı ile görev yapar.

Başkan, döneminden bir sonraki dönemde Yönetim Kurulu üyeliğine aday olmak istemez veya aday gösterilmez ise Derneğin Geçmiş Dönem Başkanlarından birisi aday olarak önerilir ve Yönetim Kuruluna seçilerek, Yönetim Kurulunun ilk toplantısında alacağı karar ile ?üye (Geçmiş Dönem Başkanı)? sıfatı ile görev yapar.

Geçen Dönem Başkanının veya Geçmiş Dönem Başkanlarından birisinin, deneyimlerinden yararlanılmak amacıyla, Yönetim Kuruluna seçilmesi zorunludur.

 

MADDE 28. Başkanın Bölge Toplantılarına Katılma Zorunluluğu

Başkan, görevine başlamadan önceki dönemde ve başkanlığı süresinde Bölgenin toplantılarına katılmakla yükümlüdür.

a. Gelecek Dönem Başkan sıfatı ile, Başkanlar Tanışma Toplantısına, Başkanlar Eğitim Seminerine, Bölge Asamblesine katılmak zorundadır. Gelecek Dönem Başkanı Gelecek Dönem Guvernörünün davet edeceği diğer toplantılara da katılır.

b. Başkan sıfatı ile, Guvernör Yardımcısının gurup toplantılarına, Başkanlar Yarı Yıl Toplantısına, Bölge Konferansına, Dönem Guvernörünün davet edeceği diğer toplantılara katılır.

c. Yönetim Kurulu

 

MADDE 29. Yönetim Kurulu

Yönetim Kurulu beş asil ve beş yedek üyeden oluşur. Görev süresi, seçildiği Olağan Genel Kurul Toplantısından sonraki 1 Temmuz gününden bir sonraki yılın 30 Haziran gününe kadar bir yıldır.

Görev yapan Yönetim Kurulunun istifası nedeni ile düzenlenen Olağanüstü Genel Kurul Toplantısında seçilen yeni Yönetim Kurulu'nun görevi bu toplantıyı takip eden Haziran ayının sonunda biter.

Yönetim Kurulu üyeleri bu kurula tekrar aday olmak ve seçilmek hakkına sahiptir.

Yönetim Kurulu; Başkan, Başkan Yardımcısı (Gelecek Dönem Başkanı), Sekreter, Sayman, Üye (Geçen/Geçmiş Dönem Başkanı)'den oluşur.

 

MADDE 30. Yönetim Kurulunun Saptanması

1 Temmuz günü başlayacak yeni dönem için, Kulübün bu tarihten altı ay önceki Aralık ayının ilk Haftalık Olağan Toplantısında

a. 24 ay önceki Haziran ayı Genel Kurul Toplantısında saptanan ve 12 ay önceki Yönetim Kuruluna seçilerek ?Başkan Yardımcısı? görevini yapan Başkan Adayı yeni dönemde ?Başkan? sıfatıyla Yönetim Kurulu üyesi adayı olarak,

b. 12 ay önceki Haziran ayında saptanan bir sonraki dönem Başkan Adayı yeni dönemde ?Başkan Yardımcısı (Gelecek Dönem Başkanı)? sıfatıyla Yönetim Kurulu üyesi adayı olarak,

c. Halen görev yapmakta olan Dönem Başkanı veya Geçmiş Dönem Başkanlarından birisi yeni dönemde ?üye (Geçen/Geçmiş Dönem Başkanı)? sıfatıyla Yönetim Kurulu üyesi adayı olarak,

d. Sekreter adayı,

e. Sayman adayı

f. Beş yedek üye

Saptanır. Bunlardan ilk üçü İç Tüzük hükümleri gereğince daha önceki toplantılarda belirlendiğinden, bu toplantıda usulen saptanırken, Gelecek Dönem Başkanının göstereceği adaylar olarak Sekreter, Sayman ve beş yedek üye oya sunularak saptanır. Toplantı esnasında bu saptamanın açık veya gizli oyla yapılması kararlaştırılır.

Saptanan Yönetim Kurulu üyelerinin adları ve görevleri, karar alınan Aralık ayı Olağan Genel Kurul Toplantı tarihinden sonra, Dönem Yönetim Kurulu tarafından Karar Defterine karar olarak kaydedilir.

Böylece beş kişiden oluşan ?Saptanmış Yönetim Kurulu? asil üyeleri Aralık ayından Temmuz ayına kadar olan altı aylık sürede, Uluslararası Rotary'nin kuralları gereği Gelecek Dönem Başkanı Başkanlık Eğitim Seminerine, Yönetim Kurulu üyeleri Bölge Asamblesine ve Gelecek Dönem Guvernörünün davet edeceği diğer Bölge toplantılarına katılarak görevleri ile ilgili eğitimi alır ve çalışmaları yaparlar.

 

MADDE 31. Yönetim Kurulunun Seçimi.

24 ay önce saptanan Başkan Adayından, 12 ay önce saptanan bir sonraki dönemin Başkan Adayından, gelecek dönem görev alacak olan bu Dönem Başkanından veya saptanan bir geçmiş dönem başkanlarından, Aralık ayında saptanan Sekreter ve Saymandan ve yine Aralık ayında saptanan beş Yedek Üye adaylarından oluşan on kişilik Yönetim Kurulu Asil ve Yedek üye adayları, Aralık ayında yapılan Olağan Genel Kurul Toplantısında Yönetim Kurulu adayları olarak önerilirler. Saptama zamanı olan Aralık ayından Temmuz ayında göreve başlayana kadar geçen süre içerisinde, saptanmış olanlardan her hangi biri her hangi bir sebeple görevi bırakmış ise bunların yerine yedek üyelerden sırasıyla göreve gelir. Genel Kurul Toplantısında, isteyen üyeler, Gelecek Dönem Başkanının göstereceği adayların dışında, yönetim kurulu üye adayı önermekte veya isteyen üyeler kendi adaylıklarını koymakta serbesttirler. Dernekler Kanunu hükmü gereğince Yönetim Kurulu asil ve yedek üyeleri gizli oyla seçilirler.

 

MADDE 32. Yönetim Kurulunun İlk Toplantısı

Genel Kurul Toplantısından sonra seçilen Yönetim Kurulu Temmuz ayındaki ilk toplantısında

a. Görev bölümü yaparak,

? 24 ay önce saptanmış ve bir önceki dönem Yönetim Kurulunda ?Başkan Yardımcısı? sıfatıyla görev yapan başkan adayını ?Başkan?,

? 12 ay önce saptanmış bir sonraki dönem başkan adayını ?Başkan Yardımcısı?,

? 6 ay önce yapılan Haftalık Olağan Toplantıda saptanan Sekreteri ?Sekreter?

? 6 ay önce yapılan Haftalık Olağan Toplantıda saptanan Saymanı ?Sayman?.,

? Geçen Dönem / Geçmiş Dönem Başkanını ?üye? olarak seçim,

b. Kulübü temsile yetkili kişileri belirleyerek imza sirküleri düzenleme,

c. Toplantı sorumlusunu seçme

d. Bankalarda işlem yapması, hesap açması, hesaba para yatırması, hesaptan para çekmesi, çek tanzim etmesi için Saymana ve gerekirse beraberinde diğer bir Yönetim Kurulu üyesiyle veya başka bir üye veya kişi ile tek başına veya birlikte imza kullanması hususunda yetki verme ve bunun için imza sirküleri düzenleme,

e. Aidat, bağış ve diğer gelirler için düzenlenmesi gereken ?alındı belge?lerini imzalamaları için Saymana ve gerekirse diğer bir Yönetim kurulu üyesine veya kişiye yetki verme, bunun için ilgili makamlara başvuru yapılma, kararlarını alır. Bu kararlar Karar Defterine yazılır.

Bu karara ilave olarak Genel Kurulda yapılan seçimler sonunda seçilen Yönetim Kurulu asil ve yedek üyeleri ile Denetleme Kurulu asil ve yedek üyelerinin adları ve görevleri, bir tespit kararı olarak, Karar Defterine yazılır.

 

MADDE 33. Yönetim Kurulunun görev ve yetkileri

Yönetim Kurulu'nun görev ve yetkileri Tüzükte belirtilmiştir. Bundan başka bu İç Tüzükte, Uluslararası Rotary'nin yayınladığı ve dönem başında Guvernör tarafından Başkana verilen ?Başkanın El Kitabı?nda, ?Kulüp Sekreterinin El Kitabı?nda, ?Kulüp Komitelerinin El Kitabı?nda belirtilen tüm işlevleri yapmak ve yaptırmak ve Guvernörün taleplerini yerine getirmek Yönetim Kurulunun görev ve sorumluluğunda ve yetkisi içindedir.

 

MADDE 34. Yönetim Kurulu Toplantıları.

Yönetim Kurulu ayda en az bir defa her ayın ilk Pazartesi gününde yapılacak haftalık olağan toplantıdan önce toplanır. Arka arkaya üç toplantıya gelmeyen Yönetim Kurulu Üyesinin, geçerli ve gerekçeli mazereti olmadığı takdirde, üyeliği kendiliğinden düşer. Yönetim Kurul'unda belirli bir göreve seçilmiş olan kimse, bu görevden istifa ettiği takdirde, Yönetim Kurulu'ndan da istifa etmiş sayılır. Bu durumlarda Yönetim Kurulu Yönetim Kurulu Yedek Üyelerinden ilk sırada olanı Asil Üyeliğe davet eder. Yönetim Kurulu Toplantılarına, gerek duyulduğunda Görevliler Kurulu üyeleri, alt komite başkanları, komite üyeleri, kararlarla ilgisi olan üyeler davet edilir.

 

MADDE 35. Yönetim Kurulu Kararları

Tüzükte ve İç Tüzükte aksine bir hüküm yoksa, bütün Kulüp işlerinde Yönetim Kurulu kararı kesindir. Yönetim Kurulunun her hangi bir kararına karşı yalnız Genel Kurulda itiraz edilebilir. Yönetim Kurulu kararlarını ancak Genel Kurul değiştirebilir. Yönetim Kurulu, Görevliler Kurulunun, bütün komitelerin ve görevlilerin çalışmalarını her an kontrol etmek hakkına sahiptir. Yönetim Kurulu geçerli nedenlerle görevlendirdiği herhangi bir komitenin veya kişinin görevine son verebilir, yeni komiteler kurabilir, üyelere yeni görevler verebilir.

 

MADDE 36. Yönetim Kurulunun Harcamalarla İlgili Kararları.

Yönetim Kurulu yapılacak harcamalarla ilgili olarak 500 TL üzerindeki harcamalar için önce karar alarak Karar Defterine kaydeder, harcama bundan sonra yapılır. Harcama yapıldıktan sonra bu harcamayı onaylayan yeni bir karar daha alarak Karar Defterine kaydeder. Yapılan bütün harcamaların fatura ve makbuz bilgileri bu ikinci karara yazılır. Dönem süresince yapılacak süreli ve olağan harcamalar için bir defa karar almak ve Karar defterine kaydetmek yeterlidir. Ancak bu harcamalar yapıldıktan sonra harcamayı onaylayan kararların alınması ve Karar Defterine kaydedilmesi gereklidir.

 

MADDE 37. Yönetim Kurulunun Üyelerle İlgili Kayıtları.

Kulübe yeni üye kabulü, bir üyenin üyelikten ayrılması, eski bir üyenin tekrar üye olması Yönetim Kurulu kararı ile olur.

a. Yönetim Kurulu, Rotary kurallarına göre hareket etmek, kararlar almak ve Karar Defterine buna göre karar yazmak zorunluluğundadır. Sekreter, kabul edilen üye için ?Üye Defteri?nde bir sayfa açmak ve buraya gerekli bilgileri işlemekle yükümlüdür. ?Üye Defteri?nde her üyenin sayfasındaki belirtilmiş kısma üyenin giriş aidatının ve her yıl ve her seferinde ödediği yıllık aidatın karşılığında düzenlenen ?alındı belgesi?nin tarihinin, numarasının ve alınan para miktarının yazılması zorunludur.

b. Tüzük ve İç Tüzük hükümleri çerçevesinde üyenin her hangi bir sebeple Kulüpten ayrılması halinde ayrılışı Karar Defterine işlenir. Ayrıca Üye Defterinde üyenin sayfasına Karar tarih ve numarası ile ayrılış nedeni yazılır.

c. Tüzük ve İç Tüzük hükümleri çerçevesinde, Kulübün eski bir üyesinin tekrar üye olması halinde, ?Üye Defteri?nde kendisi için yeni sayfa açılmadan, eski sayfasına Yönetim Kurulu Karar tarih ve numarası yazılır ve eski üye sıra numarası tekrar kendisine verilir.

d. Denetleme Kurulu

 

MADDE 38. Denetleme Kurulu

Denetleme Kurulu üç asil ve üç yedek üyeden oluşur. Görev süresi, seçildiği Olağan Genel Kurul Toplantısından sonraki 1 Temmuz gününden bir sonraki yılın 30 Haziran gününe kadar bir yıldır.

Denetleme Kurulu, Genel Kurul Toplantısında üyeler tarafından önerilen adaylar arasından gizli oyla seçilir. Adayların aldıkları oy sayısına göre ilk üç aday asil üye, ikinci üç aday yedek üye olarak seçilir. Oyların eşit olması halinde sıralama ad çekme suretiyle yapılır.

Denetleme Kurulu, Genel Kurul Toplantısından sonra, kendi arasında toplanarak bir başkan seçer.

Denetleme Kurulu Aralık ayında ve Haziran ayında Kulübün defterlerini ve evrakını inceler; kayıtların usulüne uygun, defter kayıtlarının güncel, harcamalarla ilgili Yönetim Kurulu kararlarının tamam, harcamaların Olağan Genel Kurul Toplantısında kabul edilen tahmini bütçeye uygun, ?alındı belgeleri?nin usulüne uygun, banka ve kasa hesaplarının defter kayıtları ile uyumlu olup olmadığını tetkik eder.

Denetleme Kurulu, Saymanın Aralık ayında yayınlayacağı altı aylık gelir-gider raporu ile birlikte bir rapor düzenleyebilir ve üyelere duyurabilir.

Denetleme Kurulu, her hangi bir istek halinde altı aylık dönemleri beklemeden de denetim yapabilir.

Denetleme Kurulu denetlemelerinin sonucunu Haziran ayında yapılan Olağan Genel Kurul Toplantısında bir rapor halinde üyelere sunar.

 

MADDE 39. Denetleme Kurulunun Genel Kurulu Toplantıya Çağırma Yetkisi

Denetleme Kurulu gerek gördüğü hallerde, konusunu ve gerekçesini belirtmek suretiyle Yönetim Kurulundan Genel Kurulu bir ay içerisinde Olağanüstü Toplantıya davet etmesini isteyebilir. Yönetim Kurulunun bu daveti yapmaması halinde Dernekler Kanununun ilgili hükümlerine göre hareket edilir.

E. Görevliler Kurulu ve Komiteler

 

MADDE 40. Görevliler Kurulu

Dönem başlamadan altı ay önceki Aralık ayında saptanmış Yönetim Kurulu, 1 Temmuzda başlayacak dönemde hizmet verecek komiteleri yönetecek komite başkanlarını Aralık ayından itibaren atar ve bu komite başkanlarından oluşan bir Görevliler Kurulu oluşturur.

Görevliler kurulunun üye sayısı ve dolayısıyla komite sayısı Uluslararası Rotary'nin, Guvernörün ve Başkanın hedefleri doğrultusunda dönemden döneme değişebilir.

Yönetim Kurulu Yedek Üyeleri, Görevliler Kurulunda görev alabilir. Görevliler Kurulu üyeleri Bölge Asamblesine katılır ve kendi görevleri ile ilgili eğitimi alırlar.

 

MADDE 41. Komiteler

Her dönem Uluslararası Rotary'nin, Guvernörün ve Başkanın saptadığı hedeflere uygun olarak ve Uluslararası Rotary'nin kural ve prensipleri doğrultusunda ve Kulübün hizmet amaçlarını gerçekleştirmek için üyelerden oluşan gerekli komiteler kurulur.

Bu komitelerin sayısı, görevlerinin içeriği, sorumlulukları ve süreleri Başkanın ve Yönetim Kurulunun, Guvernörden alacağı hedeflere ve Bölge çalışma prensiplerine göre, ayrıca dönem başında Guvernör tarafından Başkana verilen ve Uluslararası Rotary tarafından hazırlanmış olan ?Kulüp Komitelerinin El Kitabı?nda ve Guvernörün hedefleri doğrultusunda belirlenir.

Bu Komitelerin Başkanları, Görevliler Kurulu üyesi olarak doğrudan Başkana ve Yönetim Kuruluna bağlıdırlar. Ancak, Yüksek öğrenim Bursları için Burs Projemizin hedefi, işleyiş şekli, komitesinin ne şekilde teşkil edileceği gibi hususlar ayrıca hazırlanacak ve Genel Kurulda kabul edilecek bir Burs Yönetmeliği ile belirlenir.

Diğer Komiteler dönem başında kurulabileceği gibi, dönem içerisinde ihtiyaca göre herhangi yeni bir komite de kurulabilir.

Dönem başında veya dönem içinde kurulan herhangi bir komitenin, dönem içerisinde görevi ve işlerliği bittiği takdirde dönem sonunu beklemeksizin, görevine Başkan tarafından son verilebilir.

Kulüp Başkanı gerekli görürse bazı projeleri hiçbir komiteyle ilişkilendirmeden Projenin konseptini kuran kulüp üyesinin liderliğinde yürütebilir. Projenin lideri Kulüp Başkanının bilgisi dahilinde kulüp üyeleri arasında komite oluşturabilir Uluslararası Rotary'nin, Uluslararası Rotary Başkanının ve Guvernörün hedefleri Başkanın, Yönetim Kurulunun, Görevliler Kurulunun, Komitelerin ve Dernek üyelerinin de hedefidir.

 

MADDE 42. Görev Sürelerinin Başlangıcı ve Bitişi.

Başkanın,Yönetim Kurulunun diğer asil üyelerinin ve yedek üyelerinin, Denetleme Kurulunun asil ve yedek üyelerinin, Görevliler Kurulu üyelerinin ve komitelerin görevi Genel Kurul Toplantısı hangi tarihte yapılırsa yapılsın 1 Temmuz günü başlar ve bir sonraki yılın 30 Haziran günü sona erer.