İç Tüzük Bölüm IV

BÖLÜM IV

 

TOPLANTILAR

 

A. Haftalık Olağan Toplantılar

 

MADDE 43. Haftalık Olağan Toplantı

 



 

Mersin Kızkalesi Kulübü Derneği üyeleri her hafta muntazaman Mersin Hilton

Otelinde Pazartesi günleri Yaz saatinde saat 18.30 ile 20.00 arasında , kış saatinde 18.00- 19.30 arasında Genel Kurul halinde toplanır. Her ayın ilk Pazartesi günü toplantısı kulüp asamblesi şeklinde ikinci Pazartesi

günü toplantısı ise eşlerle birlikte yapılır.Eşli toplantılarda ve asamble

yapılmayan toplantılarda konuşmacı davet etmek konuşma konularını ve

konuşmacıyı seçerken özenli davranmak çok önemlidir.Yönetim kurulu gerekli

gördüğü hallerde toplantı gündeminde değişiklik yapabilir,kulüp asamblesini ve

eşli toplantıyı diğer haftalara erteleyebilir .

Üyeler Haftalık Olağan Toplantılara katılmakla yükümlüdür. Toplantılara

katılmayanlar hakkında Uluslararası Rotary?nin ve bu İç Tüzüğün devam

kurallarına göre işlem yapılır.

 

Haftalık Olağan toplantının gündemi:

 

18.15- 18,30 Toplantı sorumlusunun toplantı yerine gelişi

 

18.30-18.40 Misafirleri karşılama ,Üyeler ile ön görüşme

 

18.40 -19.00 Yemek zamanı,

 

19.00- Toplantının açılışı, Ziyaretçi Rotaryenlerin ve diğer

misafirlerin Başkan tarafından takdimi

 

Başkanın mesajları,Bölgeden haberler,komitelerden bilgiler

 

19.30    Konuşmacının takdimi ve özgeçmişi sunumu

 

19.30-19.50 Konuşmacının konuşması(veya komite çalışmaları)

 

19.50-20.00 Konuşmacıya soru ve cevapları, Teşekkür belgesi

takdimi(veya komite çalışmaları devam)

 

20.00-20.05 Devam oranını bildirimi,son hatırlatmalar,katılımcılara

teşekkür ve kapanış.

 

20.05......... Serbest dostluk ve arkadaşlık saati . (Bu saatten sonra Rotaryenler içki alabilirler)

 

şeklinde olabilir.

 

MADDE 44. Haftalık Olağan Toplantının Zamanının ve/veya Yerinin

Değiştirilmesi

Haftalık Olağan Toplantının gününün, saatinin veya yerinin değiştirilmesi

halinde, diğer Rotary Kulüplerinin bilgilendirilmesi için bu değişiklik Kulüp

Bülteninde yayınlanır, Guvernöre bilgi verilir. Bütün Rotary Kulüplerine

duyurulmak üzere yayınlanması Bölgeden istenir.

 

MADDE 45. Haftalık Olağan Toplantının Zorunlu İptali

 

Yönetim Kurulu, resmi tatile rastlaması, üyelerden birinin ölümü, yörenin

tümünü etkileyen bir hastalık veya doğal afet nedenleriyle bu hallere isabet eden

Haftalık Olağan Toplantıyı iptal edebilir.

Üyelerden birinin ölümü nedeniyle iptal halinde, Kulübün o hafta yapılması

gereken Haftalık Olağan Toplantı gününün toplantı saatinin başlangıcında

toplantı yerinde bir görevli üye bulundurarak ziyarete gelen diğer Rotary

kulüplerinin üyesi Rotaryenlere ?devam kartı? verilir.

 

 

MADDE 46. Haftalık Olağan Toplantının Başka Bir Nedenle İptali

 

Yönetim Kurulu, kendi takdiri ile önceden üyelerini, Guvernörü ve Bölgeyi

bilgilendirmek suretiyle ve geçerli bir gerekçe ile her hangi bir Haftalık Olağan

Toplantıyı iptal edebilir.

Bu iptal uygulaması, Yönetim Kurulunun görev dönemi içerisinde dörtten fazla

olamaz. Ayrıca hiçbir şekilde arka arkaya üçten fazla Haftalık Olağan Toplantı

iptal edilemez.

İptal edilen Haftalık Olağan Toplantı gününün toplantı saatinin başlangıcında

toplantı yerinde bir görevli üye bulundurarak ziyarete gelen diğer Rotary

kulüplerinin üyesi Rotaryenlere ?devam kartı? vermek, iptal haberini alamamış

olup gelen üyeleri bilgilendirmek zorunludur.

 

 

MADDE 47. Haftalık Olağan Toplantının Ortak Düzenlenmesi

 

Kulüp diğer Rotary kulüpleri ile ortak toplantı düzenleyebilir.

Toplantı, Kulübün Haftalık Olağan Toplantısına diğer Rotary Kulübünün

katılımı suretiyle oluyorsa, Haftalık Olağan Toplantı uygulama usulü

geçerlidir.

Kulüp, diğer Rotary Kulübünün Haftalık Olağan Toplantısına katılıyor ise,

Kulübün o hafta yapılması gereken Haftalık Olağan Toplantı gününün toplantı

saatinin başlangıcında toplantı yerinde bir görevli üye bulundurarak ziyarete

gelen diğer Rotary kulüplerinin üyesi Rotaryenlere ?devam kartı? vermek,

değişiklik haberini alamamış olup gelen üyeleri değişen toplantı yerine

yönlendirmek zorunludur.

 

Ortak toplantı her iki kulübün Haftalık Olağan Toplantılarından her hangi

birisinde değil de başka bir tarih ve saatte ve başka bir yerde yapılıyor ise,

yukarıdaki usul aynen uygulanır.

 

B. Olağan ve Olağanüstü Genel Kurul Toplantıları

 

MADDE 48. Olağan Genel Kurul Toplantısı

 

Kulüp her yıl Haziran ayı içerisinde Olağan Genel Kurul Toplantısı yapar. Bu

toplantı hiç bir şekilde Haziran ayından önceki veya sonraki ayda yapılamaz.

Olağan Genel Kurul Toplantısının birincisinde yeterli çoğunluk sağlanamadığı

takdirde bir hafta sonra yapılacak ikinci toplantı günü de dikkate alınarak

toplantı zamanı saptaması yapılır.

Olağan Genel Kurul Toplantısının yapılış şekli Tüzüğün 12. Maddesinde

belirtildiği gibidir.



 

MADDE 49. Gündeme Madde İlavesi veya Gündem Sıralamasının

Değiştirilmesi

 

Olağan Genel Kurul Toplantısına katılan üyelerin en az onda birinin Genel

Kurul Başkanlık Divanına hitaben yazılı ve imzalı ve toplantıda görüşülmesini

istedikleri konuyu içeren veya gündem maddelerinin sıralamasını değiştiren

önerge sunmaları halinde Divan Başkanı, gündem görüşülmeye başlamadan

önce bu önergeleri Genel Kurula duyurarak oya sunar. Kabulü halinde gündeme

ilave eder, gündem sıralamasını değiştirir.

 

Değişikliğe uğrasın veya uğramasın, Gündem Divan Başkanı tarafından oya

sunularak kabul edildikten sonra görüşmelere başlanır.

 

Tüzükde değişiklik yapılmasının istenmesi halinde Tüzüğün 20. Maddesinde

yer alan Tüzük tadili ile ilgili hükümler, Fesih ve Tasfiye talebi halinde

Tüzüğün 21. Maddesinde yer alan Fesih ve Tasfiye ile ilgili hükümler dikkate

alınır.

 

MADDE 50. Olağanüstü Genel Kurul Toplantısı

 

Yönetim kurulunun veya Denetleme Kurulunun gerekli gördüğü hallerde veya

üyelerin beşte birinin yazılı isteği üzerine Genel Kurul, Yönetim Kurulunca en

geç bir ay içinde Olağanüstü Toplantıya çağırılır.

 



 

Bunun için Yönetim Kurulu

 

a. Kendisinin gerek gördüğü,

b. Denetleme Kurulunun kendisine yazılı başvurusu ile talep ettiği,

c. Üyelerin beşte birinin kendisine yazılı başvurusu ile talep ettiği

konuyu toplanarak görüşür ve Karar Defterine karar olarak yazar. Bu kararda

Genel Kurulun Olağanüstü Toplantısına önerilecek olan konu Olağanüstü

Genel Kurul Toplantısı Gündem Maddesi veya Maddeleri olarak belirtilir.

 

Yönetim Kurulu, Denetleme Kurulunun veya üyelerin beşte birinin başvuru

tarihinden itibaren en geç bir ay içinde Olağanüstü Genel Kurul Toplantısını

düzenler. Olağanüstü Genel Kurul Toplantısı usul ve işlemleri Olağan Genel

Kurul Toplantısı usul ve işlemlerinin aynısıdır..

 

Olağanüstü Genel Kurul Toplantısında sadece ilan edilen gündem görüşülür.

Gündeme herhangi bir ilave yapılamaz.

 

MADDE 51. Yeter Sayı

 

Olağan ve Olağanüstü Genel Kurul Toplantılarında kararlar, toplantıya katılan

üyelerin oy çokluğu ile alınır.

Ancak

 

a. Tüzük değişikliği,

b. Kulübün fesih ve tasfiyesi

kararlarında, Olağan ve Olağanüstü Genel Kurul Toplantısına katılan üyelerin

en az üçte ikisinin kabul oyu zorunludur.

 

MADDE 52. Olağan ve Olağanüstü Genel Kurul Toplantılarında Süreler.

 

Olağan ve Olağanüstü Genel Kurul Toplantılarının yapılmasında önce ve sonra,

ilgili yasa ve yönetmeliklerle belirlenmiş sürelere kesinlikle uyulur.

 

a. Yönetim Kurulu Dernek Tüzüğüne göre Genel Kurul Toplantısına katılma hakkı bulunan üyelerin listesini düzenler. Genel Kurul Toplantısına katılacak üyeler, toplantı gününden en az onbeş gün önce günü, saati, yeri ve gündemi yazılı ya da elektronik posta ile kendilerine bildirilmek veya bir gazetede ilan edilmek suretiyle toplantıya çağırılır. Bu çağrıda, çoğunluk sağlanamaması halinde yapılacak ikinci toplantının hangi gün yapılacağı da belirtilir. İki toplantı arasında bırakılacak zaman yedi günden az, altmış günden fazla olamaz.

 

b. Olağan veya olağanüstü genel kurul toplantılarını izleyen otuz gün içinde, yönetim ve denetim kurulları ile diğer organlara seçilen asıl ve yedek üyeleri içeren Genel Kurul Sonuç Bildirimi (EK- 3) ve ekleri yönetim kurulu başkanı tarafından mülki idare amirliğine bildirilir:

c . Divan başkanı, başkan yardımcıları ve yazman tarafından imzalanmış genel kurul toplantı tutanağı örneği,

d.        Tüzük değişikliği yapılmışsa, tüzüğün değişen maddelerinin yeni ve eski şekli ile dernek tüzüğünün son şeklinin her sayfası yönetim kurulunca imzalanmış örneği.

Genel kurul sonuç bildirimi ve ekleri, büyükşehir belediyesi sınırları içinde kalan ilçeler hariç diğer ilçelerde bulunan dernekler tarafından iki suret olarak verilir.

Genel kurul sonuç bildirimleri, dernek yönetim kurulu tarafından yetki verilen bir yönetim kurulu üyesi tarafından da yapılabilir. Bildirimin yapılmamasından yönetim kurulu başkanı sorumludur

 

 

C. Komite Toplantıları

 

MADDE 53. Komiteler

 

Kulübün Komiteleri Uluslarararası Rotary?nin, Guvernörün ve Başkanın

hedefleri doğrultusunda ve Dönem başlamadan evvel Uluslararası Rotary

tarafından yayınlanan ve Bölge tarafından Başkana verilen ?Başkanın El

Kitabı?, ?Sekreterin El Kitabı? ve ?Kulüp Komiteleri El Kitabı? bilgileri ve

prensipleri çerçevesinde kurulur.

Komiteler, dönem öncesi hazırlık amacı ile ve dönem içinde hizmet üretmek

üzere, görevleri ve konuları gereği zamanını kendileri saptayarak toplantılar

yapar. Başkan, her zaman bu toplantılara katılabileceği gibi, gerek gördüğünde

komiteleri toplantıya çağırabilir.

 

D. Ocakbaşı Toplantıları

 

MADDE 54. Ocakbaşı Toplantısının Amacı

 

Rotary?nin amaçlarından olan tanışıklığın geliştirilmesi, üyelerin birbirini daha

iyi tanıması, yeni üyelerin Kulübe uyumunun sağlanması, etkin hizmet

projelerinin tartışılması ve üretilmesi için Ocakbaşı Toplantıları yapılır.

Yönetim Kurulu, bu toplantıların programını yapar, yaptırır, üyeleri bu

toplantılara katılmaları için teşvik ve takip eder.

 

MADDE 55. Ocakbaşı Toplantısının Yapılışı

 

Yönetim Kurulu veya görevlendirdiği Ocakbaşı Komitesinin düzenlediği

programa ve guruplara göre yapılan Ocakbaşı Toplantılarının, davet eden

Rotaryenin iş yerinde veya evinde yapılması tercih edilir. Davet eden

Rotaryenin Ocakbaşı Toplantısını bu yerlerin dışında yapmak zarureti varsa

müstakil bir mahal seçilmelidir.

Ocakbaşı Toplantısında muhakkak en az bir Rotary konusunun görüşülmesi ve

davet eden Rotaryenin toplantı tutanağı düzenleyerek Yönetim Kuruluna veya

Ocakbaşı Komitesine sunması yararlıdır.

Ocakbaşı Toplantılarına Rotaryen Eşleri katılabilirler.

 

E. Kulüp Asambleleri

 

MADDE 56. Asamblelerin Amacı

 

Uluslararası Rotary?nin ve Guvernörün hedefleri doğrultusunda, Kulübün

yapacağı ve yaptığı dönem hazırlıklarının, hedeflerin, planlamaların, projelerin

yürütülmesinin ve tamamlanmasının saptanması ve takibi ile

sonuçlandırılmasını görüşmek, tartışmak, izlemek gereklidir. Bu amaçla Kulüp

bünyesi içinde Asambleler yapılması yararlı ve zorunludur.

 

MADDE 57. Asamblelerin Yapılma Zamanı

 

Kulüp bir dönem için en az altı adet Asamble yapar.

 

a. Hayalimizdeki Projeler . Dönem başlamadan evvel Mart Ayı içinde yapılan ilk olağan bir haftalık toplantıda ? Hayalimizdeki Projeler? programı uygulanarak Kulüp üyelerinin gelecek dönem ile ilgili düşünceleri saptanır.

b. Birinci Asamble. Dönem başlamadan evvel ve Bölge Asamblesinden

sonraki bir ay içerisinde yapılır. Uluslararası Rotary?nin ve

Guvernörün hedefleri görüşülerek ? Hayalimizdeki Projeler? uygulaması ile ortaya çıkan eğilimler de dikkate alınarak Kulübün yapacağı projeler ve

hizmetler saptanır. Bununla ilgili ?Etkili Rotary Kulüpleri Planlama

Rehberi? formu doldurulur ve en geç dönem başlangıç tarihi olan 1

Temmuz günü Başkan tarafından imzalanarak Guvernöre sunulur.

c. İkinci Asamble. Temmuz ayı içinde yapılır. Birinci Asamblede

saptanan hedeflerin değerlendirilmesi ile komitelerin çalışma

programları görüşülerek yapılacak hizmetler belirlenir.

 

d. Ücüncü Asamble. Eylül ayı ile Aralık ayı döneminde, Guvernörün ve /

veya Guvernör Yardımcısının katılacağı Dördüncü Asamble öncesinde,

Dördüncü Asambleye hazırlık yapmak üzere gerçekleştirilir.

e. Dördüncü Asamble (Resmi Asamble). Guvernörün ve / veya Guvernör

Yardımcısının katıldığı Asambledir. Bu Asamblede dönem başından

itibaren sonuçlandırılan projeler, üzerinde çalışılan projeler, ileriye

dönük planlanan projeler görüşülür. Bu Asamble sonrasında Guvernör

Yardımcısı ?Kulüp Ziyaret Notları? formunu düzenleyerek Guvernöre

sunar.

 

f. Beşinci Asamble. Ocak veya Şubat ayları içerisinde yapılır.

Planlanmış ve gerçekleştirilmiş projeler değerlendirilir.

 

g. Altıncı Asamble. Bölge Konferansından hemen sonra ve dönem

bitiminden önce yapılır. Hizmetlerin son durumu gözden geçirilir,

dönem faaliyet raporunun içeriği saptanır.

 

MADDE 58. Asamblelerin yapılma şekli

 

Asambleler Haftalık Olağan Toplantı içinde de yapılır.

 

? Hayalimizdeki Projeler? ve Birinci Asamble için , Gelecek Dönem Başkanı,

Dönem Başkanı ile mutabık kalarak toplantı günlerini saptar. Bu Haftalık

Olağan Toplantılara konuşmacı davet edilmez. Başkan toplantıyı açtıktan ve

duyurularını yaptıktan sonra sözü Gelecek Dönem Başkanına verir ve Gelecek

Dönem Başkanı ? Hayalimizdeki Projeler? uygulamasını ve Asambleyi yapar. Asamblenin

bitişinden sonra Başkan usulüne göre toplantıyı kapatır.

Asamblelere Başkan, Yönetim Kurulu üyeleri, Görevliler Kurulu üyeleri ve

Komite üyeleri mutlaka katılır.Yeni üyelerin Asamblelere katılması

sağlanmalıdır.

Asamblelerde komiteler çalışmaları ile ilgili bilgileri rapor halinde sunarlar.

 

Guvernörün ve / veya Guvernör Yardımcısının katıldığı Resmi Asamblenin

uygulama yöntemi ?Bölge Guvernörünün Katılacağı Kulüp Asamblesi

Yönetmeliği?nde belirtildiği şekilde yapılır.

 

 

F. Bölge Toplantıları

 

MADDE 59. Başkanlar Eğitim Semineri

 

Gelecek Dönem Başkanının, dönem başlamadan önce düzenlenen Bölge

?Başkanlar Eğitim Semineri?ne katılması zorunludur.

 



Bu seminerde Bölge Rotary kulüplerinin bütün Gelecek Dönem Başkanlarına

Uluslararası Rotary?nin ve Gelecek Dönem Guvernörünün dönem hedefleri

açıklanır. Bununla ilgili çalışma planları tartışılır, hedefler belirlenir. Bölge

Rotary kulüplerinin bütün Gelecek Dönem Başkanlarına Rotary prensipleri ve

kulüp yönetimi konularında bilgi ve döküman verilir.

 

MADDE 60. Bölge Asamblesi

 

Gelecek Dönem Başkanı, Gelecek Dönem Guvernörünün dönem başlamadan

önce düzenlediği Bölge Asamblesi?ne katılmak zorundadır.

 

Bu Asambleye, Gelecek Dönem Başkanından başka Sekreter, Sayman, komite

başkanları ve son iki yılda kazanılmış yeni üyelerin katılması gereklidir.

Kulübün tüm üyeleri Bölge Asamblesi?ne katılabilir.

 

Bölge Asamblesi?nde Uluslararası Rotary?nin ve Guvernörün hedefleri ve

mesajları ile kulüplerin gerçekleştirmeyi planladıkları projeleri görüşülür.

 

Bölge Asamblesi?ne katılanlara Rotary prensipleri, kulüp yönetimi, bütçe,

Bölge içi iletişim, kaynak geliştirme, komitelerin oluşumu ile proje hazırlama

ve geliştirme konularında prensipler, politikalar, yöntemler, hareket planı

geliştirmek ve uygulamak, takım çalışması, bilgi kaynakları, problem çözümü

konularında eğitim verilir.

 

MADDE 61. Bölge Konferansı

 

Dönem içerisinde ve dönem sonundan önce Guvernör Bölge Konferansı

düzenler. Bu Konferansta Bölge Rotary kulüplerinin dönem içerisinde

gerçekleştirdikleri ve devam eden projeleri ve çalışmaları değerlendirilir.

Bölgenin ve kulüplerin hedefleri ile alınan sonuçlar görüşülür. Başarı ödülleri

verilir.

Bölge Konferansı?na Başkanların katılması zorunludur. Bölge Konferansına

bütün Bölge Rotary kulüplerinin Sekreterleri, Saymanları, Komite Başkanları

ve son iki yılda kazanılmış yeni üyeler katılır. Üyelerin katılması teşvik edilir.

 

 

MADDE 62. Uluslararası Rotary Konvansiyonu

 

Uluslararası Rotary?nin her yıl bir başka ülkenin bir başka kentinde düzenlediği

?Uluslararası Rotary Kovansiyonu?na Rotaryenlerin katılması tavsiye edilir.